Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Ist das erstellte Fahrtenbuch rechtssicher?

 

Sofern sich ein Fahrzeug im Betriebsvermögen befindet und dieses auch für Privatfahrten verwendet werden kann, hat der Unternehmer in der Regel die Wahl die private Verwendung als Nutzungsentnahme durch die pauschalierte 1%-Reglung (wenn das Fahrzeug zu mindestens 50% betrieblich verwendet wird) zu bewerten oder aber anhand eines Fahrtenbuches die betriebliche Nutzung nachzuweisen. Das Führen eines Fahrtenbuches kann sehr vorteilhaft sein, wenn das Fahrzeug überwiegend betrieblich genutzt wird und dann auch entsprechende Steuervorteile bringen.

Zu beachten sind jedoch die strengen Anforderungen der Finanzverwaltung an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Zu diesem Thema gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Urteilen und Fachliteratur. Leider werden im Rahmen von Betriebsprüfungen häufig geführte Fahrtenbücher als nicht ordnungsgemäß verworfen und dann doch die ungünstigere 1% Regelung angewandt, die dann entsprechende Steuernachzahlungen mit sich bringt.

Aber welche Anforderungen muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfüllen?

  • Grundsätzlich muss das Fahrtenbuch zunächst einmal zeitnah geführt werden: Es empfiehlt sich daher, das Fahrtenbuch im Fahrzeug aufzubewahren und jede Fahrt direkt aufzuzeichnen. Nachträgliche Erfassungen werden in der Regel von der Finanzverwaltung nicht anerkannt.
  • Das Fahrtenbuch muss in einer geschlossenen Form vorliegen: es empfiehlt sich eine abgeschlossene Buchform wie die üblichen Bücher, die man an Tankstellen oder im Büroladen erwerben kann. Lose-Blatt-Sammlungen werden von der Finanzverwaltung nicht anerkannt. Ebenso in Excel geführte Fahrtenbücher, da diese jederzeit änderbar sind. Aus diesem Grund sollte das Fahrtenbuch entweder handgeschrieben sein oder aber ein elektronisches Fahrtenbuch genutzt werden, in dem ggf. später erfolgte Änderungen / Korrekturen durch Kennzeichnungen sichtbar sind.
  • Das Fahrtenbuch muss folgende Pflichtangaben enthalten:
    • Datum der Fahrt
    • Kilometerstand zu Beginn und zu Ende einer jeden Fahrt
    • Reiseziel und Reisezweck (genaue Adresse erforderlich mit Straße und Hausnummer)
    • aufgesuchter Geschäftspartner mit Angabe des Namens oder Angabe der Behörde
    • Aufzeichnung von Umwegen

 

Der Unternehmer kann sich nicht auf seine Verschwiegenheitspflicht berufen z.B. als Rechtsanwalt und deshalb auf die Angabe von Mandantennamen verzichten.

Für private Fahrten reicht die Angabe der gefahrenen Kilometer. Hier können auch zusammenhängende Tage zusammen gefasst werden z.B. private Urlaubsreise, Privatfahrten am Wochenende.

Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen auch gesondert aufgezeichnet werden.

Sofern eine Mischfahrt anfällt, weil zum Beispiel auf dem Weg zum Kundentermin ein privater Zwischenstop mit Umweg zum Einkaufen gemacht wird, so sind die Kilometer bei Abschluß der betrieblichen Fahrt zu dokumentieren und die folgenden privaten Kilometer ebenfalls aufzuzeichnen.

In der Praxis fällt es den Steuerpflichtigen oftmals schwer, die strengen Anforderungen zu erfüllen, da häufig bereits kleinere Mängel zur Verwerfung des Fahrtenbuches durch die Finanzbehörde führen. Neben der Prüfung der Formalien an das Fahrtenbuch prüft das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung auch folgende Dinge, die schnell zum Fallstrick werden können:

  • Stimmen die Ortsangaben auf den Tankbelegen mit dem Fahrtenbuch überein
  • Stimmen die Kilometerangaben im Fahrtenbuch mit Rechnungen der Autowerkstatt, TÜV oder sonstigen Dokumenten überein?
  • Gibt es weitere Belege, die Aufenthaltsorte preisgeben und somit mit dem Fahrtenbuch abgeglichen werden können und Mängel aufweisen können? (Parkquittungen, Hotelrechnungen, Mautgebühren, Einkaufsrechnungen, Bewirtungsbelege).

So kann ein einziger Beleg in der Buchhaltung schnell einen Fehler im Fahrtenbuch aufdecken.

Beispiele aus der Praxis:

Unternehmer P hat in seiner Buchhaltung einen Parkbeleg über 5,50 EUR eines Parkhauses in Oldenburg verbucht. Der Beleg ist von einem Samstag. Tatsächlich war an diesem Tag seine Ehefrau mit Ihrem eigenen Fahrzeug nach Oldenburg zum Shoppen gefahren und der Parkbeleg war eigentlich privat angefallen. In seinem Fahrtenbuch hat der Unternehmer für das gesamte Wochenende 45 km für private Fahrten eingetragen. Der Betriebsprüfer stellt fest anhand der Parkquittung, dass das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß ist, da es unmöglich ist eine Fahrt nach Oldenburg hin und zurück mit 45 km zu absolvieren. Der Unternehmer ist in der Zwickmühle, denn er kann nicht sagen, dass es sich um einen privaten Beleg der Ehefrau handelte (Betrug, Vorwurf der Steuerhinterziehung?). In diesem Fall war die private Parkhausrechnung in Höhe von 5,50 EUR ein teurer Beleg, der zusammen mit weiteren kleineren nachweisbaren Mängeln zur Nichtanerkennung des Fahrtenbuches geführt hat.

Unternehmer T hat in seinem Fahrtenbuch die private Fahrt zum Zahnarzt von 10 Kilometer nicht eingetragen. Der Zahnarzttermin ergibt sich aus einer Arztrechnung, die zusammen mit der Einkommensteuererklärung beim Finanzamt eingereicht wurde. Ein weiteres Fahrzeug, das für diese Privatfahrt verwendet worden sein könnte ist nicht vorhanden. Der Mangel im Fahrtenbuch führt auf jeden Fall zu „Diskussionen“ im Rahmen der Betriebsprüfung.

Anhand der Beispiele ist ersichtlich, wie schnell so ein Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß verworfen wird, selbst wenn alle Formalien eingehalten wurden. In vielen Fällen scheitert es aber schon an den Formalien. Deshalb sollte man gründlich überlegen, bevor man ein Fahrtenbuch führen möchte, ob man diesen Anforderungen gerecht werden kann.

Wenn Sie nähere Informationen zum betrieblichen Fahrzeug und der Möglichkeiten der Versteuerung haben möchten, stehe ich Ihnen gerne für ein Beratungsgespräch zur Verfügung.