Die Digitale Buchhaltung steht immer mehr im Fokus
Im Zeitalter der Technik und des Fortschritts wird das Thema digitale Buchhaltung immer wichtiger. Nach und nach sollen möglichst die Papierunterlagen durch digitale Belege ausgetauscht werden und die Arbeitsabläufe somit optimiert werden. Egal ob von der Finanzverwaltung oder anderen Ämtern: immer mehr Unterlagen werden inzwischen elektronisch verarbeitet und bereitgestellt.
Auch in der Steuerkanzlei ist dieser technische Wandel spürbar und es werden immer bessere Möglichkeiten geboten, mit dem Fortschritt der Zeit zu gehen.
Mit der von mir verwendeten Software Agenda möchte ich meinen Mandanten auch die zeitgemäße Möglichkeit geben, Ihre Buchhaltung auf eine digitale Buchhaltung umzustellen. Somit ist es denkbar, wenn der Mandant es möchte, auf den klassischen Pendelordner komplett zu verzichten.
Der Mandant scannt dabei seine vorhandenen Papierbelege ein und überträgt diese oder bereits vorliegende elektronische Belege an die Cloud-Anwendung „Digitales Belegbuchen“. Die Originalbelege verbleiben beim Mandanten, so dass Sie Zeit und Kosten einsparen für den nicht mehr erforderlichen Belegaustausch. Die Belege durchlaufen dann eine automatische Texterkennung und die Software erstellt daraus Buchungsvorschläge. Die Belege und Buchungsvorschläge werden dann vom Steuerberater in die Finanzbuchhaltung übernommen, geprüft und weiterverarbeitet.
Ebenfalls zur Verfügung steht ein Kassenbuch online, das es dem Mandanten ermöglicht Fehler aufgrund eines handgeschriebenen Kassenbuches zu vermeiden.
Weiterhin werden die Kontoauszüge durch Bank online digital zur Verfügung gestellt.
Vorteile der digitalen Buchhaltung
Die digitale Buchhaltung bietet Ihnen u.a. folgende Vorteile:
- Wegfall des Pendelordners spart Zeit und Geld
- Die Belege verlassen nicht das Haus
- Ortsunabhängiger Zugriff auf die Belege
- Dauerhafter Zugriff auf die Belege im digitalen Archiv: Die Belege werden automatisch mit dem Buchungssatz verknüpft und stehen somit auch für die Jahresabschlussarbeiten zur Verfügung
- Die Originalbelege können nach Fertigstellung der Buchhaltung vernichtet werden. Damit sparen Sie auch Raum ein, der für die Archivierung der Papierunterlagen nötig wäre.
- Die Buchhaltung ist aktueller, da Belege tagesaktuell eingescannt und bearbeitet werden können. Somit kann auch das Mahnwesen optimiert werden.
- Alle Auswertungen stehen 24 Stunden online zur Verfügung.
- Automatsche Abläufe wie die durch die Software generierten Buchungsvorschläge sparen Zeit und Kosten
Im folgenden Video erfahren Sie, wie das digitale Belegbuchen mit der Software abläuft und erhalten Einblicke in die ersten Schritte:
Nachteile der digitalen Buchhaltung
Folgende Nachteile kann die digitale Buchhaltung mit sich bringen:
- Zusatzaufwand zur Einrichtung der elektronischen Abläufe. Insbesondere die Mitarbeiter müssen Ihren bisherigen Ablauf auf einen neuen optimierten Ablauf anpassen. Das führt häufig bei langjährigen Mitarbeitern erst einmal zu Unbehagen oder Ablehnung.
- Möglicherweise sind Investitionen erforderlich in Hardware, um eine digitale Buchhaltung einzurichten (z.B. Scanner).
Wenn Sie Interesse an einer digitalen Buchhaltung haben, sprechen Sie mich gerne an. Hierzu können Sie auch das Kontaktformular nutzen.
